En el manejo contable de una propiedad horizontal, surge la duda sobre la responsabilidad que tienen los contadores y administradores en la presentación de informes financieros y en la administración de los recursos de la copropiedad. Este tema es crucial para garantizar la transparencia y la correcta administración de las finanzas en una comunidad residencial o comercial. A continuación, se exploran los puntos clave relacionados con las responsabilidades de estos actores, basados en el concepto 2017-507 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) emitido el 24 de julio de 2017.

¿Quién es responsable de la contabilidad en una propiedad horizontal?

El administrador de la propiedad horizontal es el principal responsable de la contabilidad. Según el Artículo 51 de la Ley 675 de 2001, el administrador tiene la función de llevar bajo su dependencia y responsabilidad los registros contables de la copropiedad. Es decir, la contabilidad recae legalmente sobre la administración, no sobre el contador público. Sin embargo, el contador público, como depositario de la fe pública, certifica los informes financieros mediante su firma y número de tarjeta profesional, lo cual le otorga credibilidad ante terceros.

Obligación de llevar contabilidad y presentación de estados financieros

La Ley 675 de 2001 obliga a las copropiedades a llevar una contabilidad adecuada y a presentar los estados financieros a la asamblea general de propietarios. Estos informes deben incluir un balance general, un estado de resultados y las notas explicativas, tal como lo exige el marco de información financiera contenido en el Decreto 2706 de 2012. La presentación de estos informes es una función esencial del administrador, quien debe someterlos a la aprobación de la asamblea general, junto con el presupuesto anual de ingresos y gastos.

Irregularidades en la contabilidad: ¿Qué hacer?

Si se sospecha que los informes financieros no están siendo llevados de manera adecuada, los copropietarios pueden solicitar una revisión de los mismos. Esta revisión puede ser realizada por un contador profesional que aplique las Normas Internacionales de Encargos de Revisión (NIR 2400). El propósito de esta revisión es evaluar si los estados financieros cumplen con el marco normativo aplicable, sin necesidad de realizar una auditoría completa.

Depuración y castigo de cuentas

Al igual que en otros entornos empresariales, las propiedades horizontales deben evaluar el deterioro de sus cuentas por cobrar. Si se identifica que una cuenta no es recuperable, es necesario registrar una pérdida por deterioro, lo que evitaría que el patrimonio de la copropiedad se vea sobrestimado. Este procedimiento se realiza en conformidad con el Decreto 2706 de 2012.

¿Qué sucede si hay incumplimiento en la presentación de informes financieros?

Si el contador o el administrador firma informes financieros que no cumplen con las normativas vigentes, ambos podrían estar incumpliendo con los requerimientos técnicos y éticos establecidos en la Ley 43 de 1990. La firma de informes que no reflejan la realidad financiera de la copropiedad puede ser sancionada por la Junta Central de Contadores, que tiene la facultad de imponer amonestaciones, multas, suspensiones o incluso la cancelación de la inscripción profesional del contador.

Implementación de NIIF en la contabilidad de propiedad horizontal

Desde 2015, las copropiedades están obligadas a aplicar las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), según el Decreto 2420 de 2015. La implementación de estas normas debe ser liderada por la administración de la copropiedad y no es necesario que la asamblea general de propietarios apruebe las políticas contables, aunque sí debe aprobar los estados financieros elaborados bajo este marco.

Conclusión

La responsabilidad de la contabilidad en una propiedad horizontal recae directamente en el administrador, quien debe asegurarse de que se cumplan las normativas establecidas en la Ley 675 de 2001 y el marco de información financiera aplicable. El contador público, por su parte, certifica la veracidad de los informes financieros, pero no asume la responsabilidad primaria de llevar la contabilidad. Ante cualquier irregularidad, los copropietarios tienen el derecho de solicitar revisiones contables y tomar medidas disciplinarias si se evidencian incumplimientos éticos o técnicos.