El tema de la inscripción de libros en las propiedades horizontales ha generado diversas dudas a lo largo del tiempo, especialmente en lo relacionado con los libros de actas y contabilidad. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) aclaró esta cuestión mediante el concepto No. 0594 de 2021, el cual establece directrices claras sobre qué tipo de propiedades horizontales deben registrar sus libros y ante qué entidades.
Registro de libros en propiedades horizontales del régimen ordinario
De acuerdo con el CTCP, las propiedades horizontales que sean contribuyentes del régimen ordinario están obligadas a registrar tanto los libros de contabilidad como los libros de actas ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Estas propiedades generalmente corresponden a copropiedades de uso comercial o mixto, que generan ingresos gravables y por lo tanto deben cumplir con requisitos fiscales más estrictos.
¿Qué ocurre con las propiedades horizontales residenciales?
Para las propiedades horizontales de uso exclusivamente residencial, la normativa es diferente. No existe una obligación legal de registrar los libros de contabilidad ni los libros de actas ante la DIAN, la Cámara de Comercio u otra entidad pública. Sin embargo, esto no significa que no deban llevar un registro adecuado de estos libros. La propiedad horizontal deberá conservar estos documentos, ya sea en formato físico o digital, según considere más apropiado para su gestión.
Fundamentos normativos
El concepto emitido por el CTCP se basa en varias normativas vigentes, entre las que destaca el Decreto Único Reglamentario (DUR) 1625 de 2016, que establece que únicamente las propiedades horizontales que sean contribuyentes del régimen ordinario están obligadas a registrar sus libros. En cuanto a los libros de actas, la Ley 675 de 2001, en su artículo 47, señala que las decisiones de la asamblea de copropietarios deben constar en actas firmadas por el presidente y el secretario de la misma, pero no establece la obligatoriedad de registrar dichas actas en organismos externos para propiedades residenciales.
El Decreto 2500 de 1986 complementa estas disposiciones al establecer que las propiedades horizontales, como entidades sin ánimo de lucro, están obligadas a llevar libros de contabilidad, pero solo aquellas con actividades comerciales o mixtas deben registrarlos ante la DIAN.
¿Qué libros deben llevar las propiedades horizontales?
De acuerdo con la Ley 675 de 2001 y el Decreto 2500 de 1986, los libros que deben llevar las propiedades horizontales son los siguientes:
- Libro de actas de la asamblea general de propietarios: Este libro contiene las decisiones adoptadas por la asamblea y debe incluir detalles como el orden del día, los asistentes, las votaciones y las firmas del presidente y secretario.
- Libro de registro de propietarios y residentes: Para llevar un control adecuado de quienes habitan o poseen unidades en la copropiedad.
- Libro diario de contabilidad y libro mayor y de balances: Estos son los registros básicos que toda entidad sin ánimo de lucro debe llevar para reflejar su situación financiera.
- Registros auxiliares de presupuesto y ejecución de ingresos y gastos: Especificado en los artículos 38 y 51 de la Ley 675 de 2001.
Conclusión
En resumen, la obligación de registrar los libros de contabilidad y de actas recae únicamente en las propiedades horizontales contribuyentes del régimen ordinario, como aquellas de uso comercial o mixto. Las propiedades residenciales no están obligadas a hacer este registro ante la DIAN, aunque deben llevar los libros y conservarlos de forma adecuada. Mantener una correcta gestión documental es crucial para el buen funcionamiento de la copropiedad y para la transparencia en la administración de los recursos.
Para aquellas propiedades que deban registrar sus libros, es recomendable estar al tanto de las actualizaciones normativas y asegurarse de cumplir con todos los requisitos legales establecidos para evitar inconvenientes fiscales o administrativos.
