La propiedad horizontal es una figura común en el contexto de la propiedad inmobiliaria, especialmente en edificaciones multifamiliares y conjuntos residenciales. Su correcta administración contable es crucial para garantizar la transparencia y el cumplimiento normativo. En este sentido, es importante destacar que las propiedades horizontales pertenecen, generalmente, al Grupo 3 de contabilidad, que se refiere a las NIF simplificadas aplicables a microempresas.
Marco Técnico Aplicable a la Propiedad Horizontal
De acuerdo con el Decreto 2420 de 2015, el artículo 1.1.3.2 establece que a los entes que conforman el Grupo 3 les son aplicables los criterios fijados para las microempresas, según lo descrito en el Capítulo 1 del marco técnico normativo de información financiera.
Para que una propiedad horizontal se clasifique como microempresa, debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Planta de personal: No debe superar los diez (10) trabajadores.
- Activos totales: Deben ser inferiores a quinientos (500) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes (SMMLV).
- Ingresos brutos anuales: Deben ser inferiores a seis mil (6,000) SMMLV.
La mayoría de las propiedades horizontales cumplen con estos criterios, permitiéndoles clasificarse en el Grupo 3. Sin embargo, en caso de no cumplir con uno o más de estos requisitos, la propiedad horizontal podría clasificarse en el Grupo 2.
Requisitos para la Clasificación en el Grupo 3
Número de Empleados
Es esencial comprender que el número máximo de empleados mencionado en la norma incluye no solo a los trabajadores contratados directamente, sino también a aquellos vinculados por medio de empresas de servicios temporales. Según el Capítulo 1 del Anexo 3 del decreto mencionado:
«Para efectos del cálculo del número de trabajadores, se consideran como tales aquellas personas que presten de manera personal y directa servicios a la entidad a cambio de una remuneración, independientemente de la naturaleza jurídica del contrato.»
Esto incluye a jardineros, personal de seguridad, administradores, contadores, entre otros. Por lo general, este aspecto es el que podría hacer que una propiedad horizontal incumpla uno de los requisitos para clasificarse en el Grupo 3.
Período de Evaluación
Para determinar si una propiedad horizontal cumple con los requisitos de clasificación, se toma en cuenta el año inmediatamente anterior al que se prepara la información financiera. La norma establece:
«… se hará con base en el promedio de doce (12) meses, correspondiente al año anterior al periodo de preparación obligatoria.»
Por ejemplo, si la información financiera se prepara para el año 2023, se tomará como referencia el año 2022.
Obligación de Llevar Contabilidad
El artículo 51 de la Ley 675 de 2001 establece la obligación de llevar contabilidad en las copropiedades. Este artículo determina que la administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien es responsable de llevar la contabilidad del mismo.
Clasificación de la Propiedad Horizontal
Al constituirse como una persona jurídica, las propiedades horizontales están obligadas a llevar contabilidad y deben clasificarse dentro de los grupos establecidos en el Decreto 2420 de 2015 y sus modificaciones. Así, se establece lo siguiente:
- Grupo 2: Para entidades que no cumplen con los requisitos.
- Grupo 3: Propiedades horizontales con una planta de personal no superior a diez trabajadores, activos totales inferiores a quinientos SMMLV y con ingresos brutos anuales inferiores a 6,000 SMMLV.
Documento de Orientación Técnica No 15
Independientemente de la clasificación en grupo 1, 2 o 3, las entidades deben observar el Documento de Orientación Técnica No 15, que establece lineamientos específicos para copropiedades de uso residencial o mixto. Algunos aspectos destacados incluyen:
- Fondo de imprevistos: Este no puede ser tratado como un pasivo, y debe reconocerse como un activo.
- Tratamiento de las expensas comunes: Se consideran ingresos de la copropiedad.
- Intereses de mora: Su reconocimiento y tratamiento deben seguir las normas establecidas.
Conclusión
La clasificación contable de la propiedad horizontal como Grupo 3 es fundamental para su adecuada gestión y cumplimiento normativo. El marco técnico establecido en el Decreto 2420 de 2015 y las orientaciones del Documento No 15 proporcionan una guía clara para la administración contable de estas entidades. Es responsabilidad del administrador definir el módulo contable que se ajuste a las necesidades de la copropiedad, asegurando un control efectivo de las operaciones y la generación de estados financieros que reflejen la realidad económica de la propiedad. Así, se fomenta la transparencia y la confianza entre los copropietarios, elementos esenciales para una convivencia armoniosa en la comunidad.
