La contabilidad en las propiedades horizontales es un área que exige precisión, cumplimiento normativo y eficiencia. Software Milenio ofrece una solución integral y automatizada que facilita la gestión contable y administrativa en propiedades horizontales como conjuntos residenciales, centros comerciales y edificios de oficinas. Este artículo tiene como objetivo proporcionar una guía básica sobre los principales aspectos que debes conocer si estás gestionando la contabilidad en una propiedad horizontal.
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Tipo de NIIF aplicable a propiedades horizontales
En Colombia, la mayoría de las copropiedades aplican las Normas de Información Financiera (NIF) locales, específicamente diseñadas para microempresas (Grupo 3). Estas no son exactamente las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) para Pymes, aunque están basadas en ellas. Las copropiedades que califican como microempresas deben aplicar las NIF, mientras que aquellas que superen los criterios para microempresas deberán utilizar las NIIF para Pymes.
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¿Las copropiedades están obligadas a llevar contabilidad?
Sí, todas las copropiedades en Colombia están obligadas a llevar contabilidad. La Ley 675 de 2001 establece que las propiedades horizontales constituyen personas jurídicas sin ánimo de lucro, y el Decreto 2500 de 1986 refuerza que todas las entidades sin ánimo de lucro deben cumplir con esta obligación. Las copropiedades deben cumplir con principios de contabilidad generalmente aceptados, lo que las sujeta al Título IV del Código de Comercio y a los decretos 2649 y 2650 de 1993.
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¿Cuáles son las copropiedades que deben implementar las NIF?
De acuerdo con el Decreto 3019 de 2013, las copropiedades que cuenten con una planta de personal no superior a 10 trabajadores, activos totales inferiores a 500 SMMLV (salarios mínimos mensuales legales vigentes), y que generen ingresos anuales inferiores a 6,000 SMMLV, deben aplicar las NIF para microempresas. Las copropiedades que no cumplan estos requisitos deberán adoptar las NIIF para Pymes.
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Libros de contabilidad para copropiedades
Aunque la normativa colombiana no especifica los libros de contabilidad que deben llevarse obligatoriamente, se recomienda mantener libros como el “Diario” y “Mayor y Balances”. Históricamente, también se ha utilizado el “Libro de Inventarios y Balances”, aunque su uso ha disminuido en los últimos años. Estos libros deben reflejar fielmente las operaciones contables de la copropiedad.
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Registro de libros de contabilidad en propiedad horizontal
Contrario a la creencia común, el registro de libros de contabilidad no ha sido eliminado por completo. Las entidades sin ánimo de lucro, como las propiedades horizontales, están obligadas a registrar sus libros contables ante la DIAN, mientras que los libros de actas deben ser registrados ante la Cámara de Comercio o la entidad territorial correspondiente.
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Firma de estados financieros por contador público
Los estados financieros de una copropiedad deben estar certificados por un contador público. Este profesional debe asegurarse de que los estados reflejen fielmente las afirmaciones contables registradas en los libros. La Ley 43 de 1990 y la Ley 222 de 1995 establecen la obligatoriedad de la certificación de los estados financieros, independientemente del tamaño de la entidad o la cantidad de sus ingresos.
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Reportes financieros de copropiedades a entidades de control
Las copropiedades deben estar atentas a las regulaciones emitidas por la DIAN y otras entidades de control. Estas entidades pueden solicitar información financiera en cualquier momento, y la contabilidad debe cumplir con los estándares establecidos para poder ser presentada como prueba o ser utilizada en procesos de auditoría.
Conclusión
La gestión contable de una propiedad horizontal requiere del conocimiento de la normativa vigente y la aplicación de buenas prácticas contables. Herramientas tecnológicas, como las ofrecidas por Software Milenio, pueden ser de gran ayuda para automatizar procesos y garantizar que la contabilidad de la copropiedad se lleve de manera eficiente y en cumplimiento con la ley.
