¿Qué son los medios magnéticos?

En el contexto tributario colombiano, el término medios magnéticos hace referencia a los dispositivos electrónicos que históricamente se utilizaron para almacenar y transmitir información financiera y tributaria a la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). Estos dispositivos incluían CDs, disquetes y memorias USB, y se utilizaban para entregar la información exógena requerida por las autoridades fiscales.

Sin embargo, los medios magnéticos también se refieren de manera más amplia al proceso de presentación de información exógena, que actualmente se realiza de manera digital a través de formatos electrónicos como el XML.

Historia y evolución de los medios magnéticos en Colombia

Antes de la era digital, la DIAN exigía a las empresas y contribuyentes la entrega de grandes volúmenes de información en dispositivos físicos. La expresión “medios magnéticos” hace referencia a ese tipo de tecnología usada para transportar datos.

Con la llegada del Sistema Muisca en 2005, el proceso de envío de información evolucionó hacia lo digital, lo que eliminó la necesidad de utilizar medios magnéticos físicos y permitió que la información exógena se enviara de manera electrónica. Hoy en día, la información se presenta directamente en línea mediante archivos en formato XML, lo que facilita y acelera los procesos.

Diferencia entre medios magnéticos e información exógena

Es común que se confundan los términos medios magnéticos e información exógena. En esencia:

• Medios magnéticos son los dispositivos físicos que alguna vez se utilizaron para presentar la información.
• Información exógena es el conjunto de datos que los contribuyentes deben entregar a la DIAN para cumplir con sus obligaciones fiscales.

Aunque la presentación ya no se realiza en medios magnéticos físicos, el término se sigue utilizando en algunos contextos para referirse a este proceso de cumplimiento tributario.

¿Cuándo se deben presentar los medios magnéticos?

La presentación de la información exógena tiene fechas específicas que dependen del tipo de contribuyente y su NIT (Número de Identificación Tributaria). Estas fechas son establecidas cada año por la DIAN. Para el 2024, el calendario es el siguiente:

Grandes contribuyentes

Personas jurídicas y naturales

¿Quiénes están obligados a presentarlos?

El artículo 1 de la Resolución 001255 de 2022 establece quiénes están obligados a presentar información exógena. Estos incluyen:

• Entidades públicas y privadas que celebren convenios de cooperación con organismos internacionales.
• Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera.
• Grandes contribuyentes, personas jurídicas y naturales con ingresos superiores a $500.000.000 en el año gravable anterior.
• Establecimientos permanentes de personas naturales no residentes.
• Personas naturales y jurídicas que hayan realizado retenciones a título de renta, IVA o timbre.
• Notarías y registradurías.

Consecuencias de no presentar medios magnéticos

El incumplimiento en la presentación de la información exógena puede acarrear sanciones económicas significativas, según lo estipulado en el artículo 651 del Estatuto Tributario. Las multas varían dependiendo del tipo de incumplimiento:

• 5% del valor total de la información que no se presentó.
• 4% del valor total de la información que se presentó con errores.
• 3% del valor total de la información presentada fuera de los plazos establecidos.

En algunos casos, la sanción puede reducirse si se corrige la información de manera voluntaria antes de que la DIAN inicie un proceso sancionatorio formal.

Herramientas para facilitar la presentación de información exógena

Presentar la información exógena puede ser un proceso complejo, especialmente para pequeñas y medianas empresas (pymes) que no cuentan con un departamento especializado en temas tributarios. Afortunadamente, existen herramientas y software milenio que automatizan este proceso, como la generación automática de archivos XML que cumplen con las especificaciones de la DIAN.

Conclusión

Los medios magnéticos son parte esencial del cumplimiento fiscal en Colombia, aunque el término se refiere ahora a un proceso que se realiza completamente en línea. Mantenerse al día con las fechas de presentación y los requisitos establecidos por la DIAN es crucial para evitar sanciones y asegurar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Además, contar con herramientas adecuadas puede facilitar mucho el proceso, especialmente para aquellos que manejan grandes volúmenes de datos financieros.